España, diciembre de 2025

La aceleración de la revolución digital ha colocado a las empresas ante la necesidad de cumplir con un marco normativo cada vez más complejo. La coexistencia de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la inminente entrada en vigor del AI Act europeo obliga a las organizaciones a demostrar un nivel de control exhaustivo sobre la información. La trazabilidad, más que una recomendación, se ha convertido en una obligación legal. Conocer quién accede a cada documento, desde qué dispositivo, en qué momento y con qué propósito es parte esencial de la rendición de cuentas.

“Las regulaciones actuales van mucho más allá del consentimiento o la protección de datos personales. Lo que piden ahora los reguladores es evidencia, trazabilidad y control”, explica Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, compañía especializada en software de gestión documental. “En otras palabras, saber exactamente qué ocurre con cada documento durante todo su ciclo de vida”.

Hasta hace poco, la prioridad de las organizaciones era almacenar información de forma segura. Sin embargo, el desafío actual se centra en gobernarla. El crecimiento de la nube, el trabajo descentralizado y la expansión de la inteligencia artificial han multiplicado los puntos de acceso y la producción de documentos. El resultado es un ecosistema complejo, en el que cada correo electrónico, archivo compartido o modelo de IA puede convertirse en un riesgo potencial de incumplimiento normativo.

“Las empresas están produciendo más información que nunca, pero en muchos casos no saben dónde está ni quién la maneja”, advierte Palmer. A su juicio, el problema no es tanto la cantidad de información como la falta de control sobre ella. “Cumplir la ley en este contexto requiere tecnología capaz de ofrecer una visión global, automatizar auditorías y garantizar la soberanía de los datos”.

El nuevo AI Act, aprobado por la Unión Europea, irrumpe como un elemento regulatorio que añade un nivel adicional de exigencia. La norma establece obligaciones inéditas para compañías que utilizan sistemas de inteligencia artificial, especialmente en sectores críticos como la banca, la salud o la administración pública. Transparencia en los algoritmos, documentación del entrenamiento de los modelos y auditoría del proceso de toma de decisiones automatizadas son algunos de los requisitos clave. En la práctica, esto implica que las empresas deberán demostrar cómo gestionan y custodian los datos que alimentan sus sistemas de IA, preservando un rastro documental verificable. “La futura normativa europea obligará a vincular cada decisión automatizada a sus fuentes de datos. Eso convierte a los sistemas de gestión documental en piezas críticas dentro de la arquitectura de cumplimiento”, sostiene el CEO de OpenKM.

La compañía asegura que el cumplimiento normativo ya no puede ser entendido como una responsabilidad exclusiva del área legal, sino como un esfuerzo transversal que integra tecnología, procesos y cultura corporativa. Para ello, propone un modelo de gobierno documental basado en cinco pilares. El primero es la trazabilidad completa, que permite registrar cada acceso y movimiento, ofreciendo transparencia y capacidad de auditoría. El segundo es el control de versiones y la retención legal, que define los tiempos de conservación y los métodos certificados de eliminación. El tercer pilar es la seguridad por diseño, que incorpora cifrado, autenticación multifactor, control de roles y registro automático de la actividad. En cuarto lugar, la soberanía de datos se erige como requisito estratégico en un entorno globalizado, donde garantizar que la información reside dentro del marco legal europeo es sinónimo de confianza. Por último, la integración con la inteligencia artificial se ha convertido en el nuevo gran reto, al considerar que los modelos deben acceder únicamente a información verificada, actualizada y en conformidad con la normativa.

A pesar de los avances, muchas compañías continúan gestionando su documentación en entornos desestructurados, desde carpetas compartidas hasta plataformas en la nube sin reglas de gobernanza claras. Ese desorden incrementa el riesgo de fugas de información, errores humanos y sanciones. La irrupción de la IA generativa ha intensificado la situación, pues cada herramienta genera borradores, versiones y archivos que a menudo quedan sin supervisión. “Estamos viviendo una avalancha documental invisible. Si las empresas no establecen reglas de clasificación, revisión y eliminación, estarán creando un ecosistema ingobernable”, alerta Palmer.

Para OpenKM, la presión regulatoria puede convertirse en una oportunidad para reforzar la eficiencia operativa y la credibilidad corporativa. Las empresas que adopten sistemas documentales inteligentes no solo reducirán su exposición legal, sino que mejorarán su productividad y la confianza de sus clientes.