Por David Carrascosa Mendoza

Conoces ese chiste sobre un hombre que se cayó por la ventana del piso 35 a la calle y cuando estaba pasando por la ventana del sexto se asoma otro y le pregunta: ¿cómo va la cosa? Y el que va cayendo le contesta: “¡¡de momento bieeeeeeeen!!!”. En demasiadas ocasiones la comunicación interna de las empresas se convierte en algo parecido a lo del chiste, es decir, breve y engañosa porque puede parecer que no pasa nada, mientras que la catástrofe viene hacia nosotros a velocidad de vértigo. Después del desastre todo serán preguntas sobre cómo ha podido pasar, por qué no se ha evitado y quién va a pagar por ello.

Las reuniones internas en la empresa son necesarias, incluso en empresas pequeñas y familiares, porque es la forma más sencilla y directa de comunicarse entre sus miembros para poder organizar, dirigir, gestionar y supervisar los asuntos y, especialmente, hacer equipo involucrando. De lo contrario hablaríamos de asuntos y personas que están próximos físicamente pero se mueven en dimensiones alejadas, algo parecido a los vecinos de las grandes ciudades de hoy día, están separados por escasos metros, pero cada uno tras su tabique opaco y encontrándose en el ascensor también decir el uno al otro: ¡¡¡de momento bieeeeen!!!

Por otro lado, aunque las reuniones sean necesarias no podemos dar por sentado que por sí mismas sirven para algo, es más, si no se tiene la debida precaución se transformarán en meras consumidoras de tiempo y poco más, por eso conviene preguntarse ¿Cómo podemos hacer que las reuniones internas de la empresa sean productivas y sirvan de acelerante?

Algunas pautas a considerar: La persona responsable deberá establecer reuniones sistemáticas decidiendo la frecuencia adecuada para tener el control que precise de los asuntos y hacer un seguimiento en función de diversos factores (departamentos, estrategias, temporadas, etc.). La reunión debe aportar un tiempo de calidad al tratamiento de temas que de otra manera se verían de paso o ni siquiera se tratarían, y sentarse unos minutos a ver temas concretos sirve de mucho aunque sólo sean dos personas y aunque las personas sean familia y convivan, caso este en el que además aportan calidad a la vida familiar, ya que separa los temas casa-trabajo. El simple hecho de tener reuniones sistemáticas ya establece en los asistentes unos puntos de control que harán avanzar algunos asuntos que de otra manera quedarían estancados u olvidados por el que hacer diario, hasta que adquiriesen el nivel de problema. Todos los asistentes, incluida la persona responsable, deberán contar con una libreta o similar para poder anotar los asuntos que le competen y afectan así como las indicaciones sobre los mismos, porque hasta los asuntos más sencillos guardados en el mero recuerdo se van distorsionando y olvidando en cuanto a los motivos y prioridades, por el contrario lo que está anotado no varía. Las reuniones no deben ser cazas de brujas, ni tampoco deben ser un confesionario de excusas.

Sugerencia de Desarrollo: La persona responsable debe dirigir la reunión hacia los asuntos que han generado la reunión o que se pretenden tratar en ella, esto es una obviedad pero, sin embargo, la tendencia humana es ir desviándose poco a poco del tema. Si la reunión es de seguimiento operativo, retoma la reunión anterior para que sean consecutivas y continuadas, pregunta por los avances realizados y concretar nuevas acciones. En la medida de lo posible trata los temas uno por uno sin ir mezclando ni saltando de uno a otro más de los necesario, como ya he dicho es frecuente que los comentarios o las ganas de eludir asuntos hagan que se pase de un tema a otro, lo que haría que se hable de todo y no concrete nada. Indica el asunto al que te refieres al comenzar a tratarlo para evitar malos entendidos. Haz preguntas concretas sobre asuntos concretos, la precisión al referirse a un tema deja poco espacio a las excusas y obligará a los demás a ser más eficaces en previsión de poder ofrecer también respuestas concretas. Cuando encargues realizar trabajos o gestiones indica quien o quienes deben hacerlo, no definir estás cosas sólo llevan a que pase aquello del refrán “el uno por el otro la casa sin barrer”.

Activar con la conclusión: Al final de la reunión haz un repaso sintetizado sobre cómo quedan los asuntos, para disipar cualquier duda y que todos tengan claro los avances que se esperan de su trabajo para la próxima reunión.

Beneficios: Entre otros, uno de los beneficios de tener reuniones de trabajo en la empresa es que sirven de impulso para hacer que los objetivos se vayan alcanzando más rápidamente aumentando la productividad, dedicar media hora a organizarse es más rentable que trabajar todo el día desorganizado. Si se gestionan adecuadamente, las reuniones no son una pérdida de tiempo, más bien al contrario.

En definitiva, las reuniones internas de la empresa pueden ser una de las mejores herramientas para alcanzar el éxito en tu empresa. Como dijo el pintor francés J.P. Sergent: “El éxito, no se logra con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización”.